FibroGen 如何通过自动化账单处理实现 40 倍投资回报率

FibroGen 是一家专注于开发慢性病和危重疾病治疗方法的生物技术公司，该公司的应付账款 (AP) 团队人数较少，常忙于处理大量的供应商账单。尽管该公司最近采用了 SAP 系统，简化了许多操作，但账单处理仍然依靠人工，费时费力。

FibroGen 每月会收到约 1,000 张账单。对于有两名人员的应收账款团队而言，按照平均五分钟处理一张账单计算，每人每年大约需要投入 500 个小时（约占总工作时间的 25%）来处理账单。

然而，账单处理的核心工作只是进行数据录入，录入时需要遵循一些重要但简单的业务规则，如区分账单和贷项凭证。账单通常是以 PDF 附件的形式通过电子邮件发送的，收到的账单会下载到一个共享文件夹中，然后由员工手动录入 SAP 系统。

毫无疑问，这项工作非常适合实行自动化处理，这样可以大幅提升效率、防止出错并提升员工满意度。

发现 Document AI

Fibrogen 的 IT 副总裁 Parag Govil 致力于通过创新（包括 AI）来降低战略成本。在了解 Google Cloud Document AI 及其中的 Invoice Parser 后，Parag 决定与该应收账款团队协作并试用这项服务。然而，FibroGen 是第一次使用 Google Cloud，缺乏专门的技术资源来实施该解决方案。

为了解决没有人手的问题，Parag 邀请 Fibrogen 的 SAP 合作伙伴 Deloitte 和 Google Cloud 团队一同协助其设计并实施解决方案。

打造适合 FibroGen 的解决方案

考虑到 FibroGen 团队人数较少，而借助 AI 实现关键业务职能又属于创新举措，所以解决方案必须满足以下几项关键要求：

• 简单易用：为了让 FibroGen 能够部署并最终管理该解决方案，该方法必须易于理解、有强大的适应能力，并尽可能减少组成部分的变动。

• 监察：必须建立对解决方案的信任，包括对不可避免的极端情况处理能力的信任。为了长期实现这一目标，解决方案需要得到相关支持并尽可能减少人机协同 (human-in-the-loop)。

• 费用：该解决方案需要提供可观的投资回报率，以证明前期实施投资的合理性。

此外，该解决方案还需要与现有系统集成：电子邮件 (Outlook) 和 SAP。

团队根据上述要求设计了一个解决方案，该解决方案以 Document AI 为核心，但仍需要做以下工作：

• AP 团队需要将账单从电子邮件下载到 Google Cloud Storage 存储桶中（计划在第二阶段实现自动化）

• 触发 Cloud Functions，以调用 Document AI 并处理其输出

• 通过 SAP Cloud Integration，检索输出、执行关键业务规则并将账单上传至 SAP R/4

此外，FibroGen 还决定集成人工审核步骤，当未达到可配置的阈值时，将账单传送给 AP 团队进行审核。

解决方案组件

下图概括了该解决方案的主要组成组件，包括：

• 输入 GCS 存储桶，AP 团队可将账单上传到此处

• Cloud Functions 函数“invoker”，由账单上传行为触发，可调用 Document AI API 处理账单

• 基于 Invoice Parser 的 Document AI 处理器（另一种可能的选择是依托生成式 AI 技术的 Document AI 自定义提取器）

• Cloud Functions 函数“handler”，由 JSON 格式的处理器输出触发，可将输出转发至 SAP Cloud Integration

• SAP Cloud Integration 工作流可监听输出、实施验证和其他业务规则，并将账单上传至 SAP R/4

成果和后续计划

从设计到生产部署，整个过程在不到三个月的时间内完成。虽然该解决方案在初期需要应收账款团队的监察，但随着时间的推移，解析器将借助 FibroGen 供应商的样本得到追加训练，最终减少甚至免除人为干预的需要。

该解决方案的总运行成本预计为每月 $150，其中包括 Google Cloud 云支持费用。该解决方案可释放应收账款团队 25% 的工作负担，投资回报率估计高达 40 倍。此外，应收账款团队还可以将这些时间用于更有价值、更有趣的工作。

在针对账单的小规模测试取得成功后，FibroGen 正计划将 Document AI 扩展到其他采购使用场景。